Gestion des stocks | Sainte-Marie exposée à des risques de ruptures de stock ou d’inefficience

Les pratiques de gestion des stocks en place à la Ville de Sainte-Marie «exposent davantage la municipalité à des risques de ruptures de stock ou d’inefficience», note la Commission municipale du Québec (CMQ) dans son rapport d’audit de performance portant sur la gestion des stocks dans trois municipalités de moins de 100 000 habitants de la province.

Sur les trois villes auditées, soit Mont-Tremblant, Salaberry-de-Valleyfield et Sainte-Marie, la municipalité beauceronne est la seule à être exposée à ces risques. Les autres villes ont des pratiques «perfectibles», mais qui «permettent de détenir des stocks en quantité et en qualité appropriés», indique la CMQ.

Toujours selon l’organisation, la fréquence et le moment où les approvisionnements sont réalisés à Sainte-Marie «sont directement liés aux besoins immédiats et urgents». La situation serait attribuable au fait que la municipalité «n’a pas identifié ses stocks critiques ni les quantités minimales à détenir» et qu’elle «ne dispose pas d’un système de gestion d’inventaire».

Selon la CMQ, Sainte-Marie planifie ses approvisionnements en fonction des données des années précédentes, mais ne connaît pas les stocks en sa possession «sans une constatation physique sur le terrain». Les quantités minimales des stocks importants à détenir à l’usine de filtration n’ont pas non plus été déterminées, ce qui rend la municipalité «vulnérable» en cas d’absence ou de départ des membres du personnel en place.

«Le risque qu’un bris ou une urgence engendre une rupture de stock et, ultimement, de service ou encore de l’inefficience (ex. : solution temporaire à mettre en place) est ainsi augmenté. Cette façon de procéder réduit également la capacité de la municipalité à négocier des prix avantageux en raison de la notion d’urgence», peut-on lire dans le rapport de la Commission, qui reproche également à Sainte-Marie de ne pas s’être dotée de politiques, de procédures ou de directives encadrant le processus d’approvisionnement.

Comme l’ensemble du personnel du garage municipal a accès aux stocks conservés au magasin et qu’il y a absence de contrôle sur les sorties de stock et de système de gestion d’inventaire, la CMQ estime que Sainte-Marie est également sujette à un plus grand risque de vols. Un risque de fraude est aussi présent, puisqu’une même personne «peut à la fois approuver l’achat et réceptionner les stocks» alors que ces tâches sont «incompatibles».

Citée par la Commission dans son rapport, la Ville de Sainte-Marie dit accueillir favorablement les constats et recommandations. «Le rapport de l’analyse de la Commission s’avérera un guide précieux pour améliorer nos processus et il nous permettra de déployer de meilleurs outils de gestion. Le personnel de la Ville est satisfait du déroulement des travaux et de la qualité des échanges avec les représentants de la CMQ. Nous tenons à les remercier pour leur professionnalisme et leur rigueur», mentionne l’administration municipale.